なぜ、行政からの連絡は郵送なのか
コロナ禍の話で記憶があいまいだが、区役所から区民にワクチン接種のお知らせを郵送した直後に、国の方針転換で前倒しになり、再度正しい情報を送りなおしたことがあった。郵送以外の連絡手段があれば便利なのにな、と思った。
現在、行政から住民に対しての連絡は基本的に郵送で行われている。郵送での連絡は労力とお金、そして時間がかかる。
①封筒、紙を準備する、②文章を作成する、②印刷する、③折る、④封入する、⑤郵送する、何日かたってようやく⑥届く。毎度、千や万単位で送るから、郵便事故もゼロとは言えない。
民間ではいまや請求書や領収書まで電子化されていて、書類を郵送するのは契約関係、イベント等の招待状、住所や社長が変わりましたという連絡ぐらいだろう。
なぜ、行政では郵送が使われているかと言えば、そもそも住所以外の連絡先を行政が知らないからだ。
住民は転入の際に氏名、住所、生年月日、性別の4つの情報を書く。これは基本4情報というが、住民基本台帳法で自治体が正しく管理することが定められている。つまり行政は正式には住民のメールアドレスはもとより、電話番号すら把握していない。（知っていたとしても詐欺のメールや電話が多いので使われないかもしれない）
また、個人情報保護のハードルもある。住所を含む基本4情報は自治体の各部署で使えるが、各部署が独自にゲットした住民の情報はほかの部署では使えない。例えば、児童手当の振り込みのために口座や電話番号を子ども担当の部署が取得したとして、その電話番号や口座情報は、別の部署に情報共有することができない。情報を別の部署（または別の目的）で使いたい場合、個人情報保護条例にのっとって「目的外利用」の手続きを取らなければならない。
こういう状況なので、行政のデジタル化を進めたとしても、引き続き住民との連絡は紙と郵送で行われる。デジタル化なのに、なんだかおかしくない？（↓に続く）
マイナポータルでの情報提供
ここに風穴をあけられる可能性があるのが、マイナポータル（とアプリ）だ。マイナポータルにはメールアドレスや口座情報が紐づいている。なにより一番は、住民の手元のスマホとつながっていることだ。言い方を変えれば、スマホの中に役所がある。詐欺のリスクのあるメールや電話と違ってセキュリティも担保されている。
行政はさまざまなサービスを提供しているが、そのサービスを知らないと受けられない。デジタル化で目指す世界は、行政サイドから「あなたはAとBのサービスが受けられますがどうしますか」とプッシュ型で伝えていく世界だ。さすがに郵送では無理があり、ローコストで即時性のある電子的な伝達手段が必要で、手元のスマホに行政からの連絡が届き、即時申請できればこれほど便利なことはない。
この秋、郵便料金の大幅な値上げが行われる。行政は今後の連絡について考える契機になるのではないだろうか。また、区民からしても転機で、これから健康保険証がマイナンバーカードに移行される。今はこの移行が「強制的だ」として批判を浴びているが、今後、マイナンバーカード、マイナポータルを通じてどんどん便利になっていくので是非、期待と活用をしてほしい。
